OKR & SMART GOAL SETTING

 

OKR adalah singkatan Objectives dan Key Results. Yang berarti cara menentukan tujuan (goal-setting) dan apa tolak ukur (metrics) yang mengukur pencapaian tersebut.

Sesuai dengan namanya OKR terdiri dari dua komponen utama yaitu Objectives dan Key Results. Objectives adalah deskripsi kualitatif dari apa yang ingin dicapai. Deskripsi ini singkat, mudah diingat, menjadi sumber motivasi dan bisa menantang tim untuk melakukan yang terbaik untuk mencapai sebuah tujuan.

Sedangkan Key Results adalah sebuah set alat ukur yang mengukur kemajuan usaha yang sudah dilakukan untuk mencapai Objectives yang telah ditentukan. Sebuah objective sebaiknya terdiri dari 2-5 key results. Setiap key results harus bisa diubah menjadi angka untuk bisa terukur dengan baik.

Seperti namanya, OKR memiliki dua komponen, yaitu:

·  Objective adalah deskripsi kualitatif yang menjelaskan tentang apa yang ingin Anda capai. Objective harus singkat, inspirasional, dan menarik. Objective harus memotivasi dan menantang tim.

·      Key Results adalah serangkaian metrik yang mengukur kemajuan Anda menuju Objective. Untuk setiap Objective, Anda harus memiliki 3 hingga 5 Key Results. Semua Key Results harus kuantitatif dan terukur. Seperti yang dikatakan Marissa Mayer, mantan Wakil Presiden Google: “Jika tidak memiliki angka, itu bukan Key Results“.

 

Jadi, Kenapa OKR Penting? 

Transparency

Dengan transparasi, semua orang akan tahu apa goal yang ingin dicapainya dan apa goal yang ingin dicapai oleh rekannya. Bahkan jika diimplementasikan dengan benar, seharusnya seorang cleaning service pun bisa tahu apa OKR dari CEOnya. 

Focus

Dengan mengimplementasikan OKR anda akan tahu hal — hal mana saja yang seharusnya menjadi fokus dan tujuan anda, sehingga anda akan mengesampingkan hal — hal yang tidak berhubungan dengan OKR anda.

Alignment & Engagement

Layaknya club sepakbola diatas, OKR memberikan gambaran yang jelas tentang apa tujuan dari perusahaan dan apa peran masing — masing, sehingga semua elemen di perusahaan bergerak ke arah yang sama.

Stretch for amazing

OKR adalah salah satu framework yang mengharuskan penggunanya untuk tumbuh melebihi kemampuannya. instead of Roofshot, OKR mendorong diri anda untuk melakukan Moonshot.

Contoh OKR Sales

Contoh OKR berikutnya kita lihat dari Kepala Departemen Sales, dimana dia mempunyai Objective  utama yakni mencapai penjualan dengan rekor yang tertinggi di kuartal pertama dan sekaligus meningkatkan index kepuasaan pelanggan hingga akhir tahun.

Objective : Meningkatkan Penjualan yang Tertinggi dalam Kuartal Pertama 2020

Key Results 1 : Mencapai target penjualan Rp 10 Milyar hingga akhir kuartal 2020

Key Results 2 : Meningkatkan cross-sell dan up-sell dari 20% menjadi 40% hingga kuartal 2020

Key Results 3 : Meningkatkan Index Kepuasan Pelanggan dari 3,5 menjadi 4,5 hingga Desember 2020

Kepala Departemen Sales ini menggunakan tiga contoh key results untuk mencapai target sales, dan sekaligus meningkatkan customer satisfaction index yang biasa dilakukan setahun sekali. Tolak ukur yang pertama saya pikir sudah sangat jelas ya, yakni mencapai target penjualan Rp 10 Milyar hingga Maret 2020.

Contoh key results berikutnya mendapatkan hasil penjualan dari kegiatan cross-selling dan up-selling dari yang sebelumnya hanya 20% menjadi 40%. Yang dimaksud cross-selling adalah pada saat pelanggan membeli sebuah produk, salesman juga menawarkan produk-produk yang lain. Adapun up-selling artinya teknik menjual produk tertentu agar bernilai jual lebih lagi dengan memberikan tambahan manfaat, keunggulan atau garansi yang lebih menguntungkan untuk pelanggan.

Ukuran indikator berikutnya yang digunakan adalah menjaga dan sekaligus meningkatkan kepuasaan pelanggan. Harapannya selain mencapai target sales, juga untuk menjaga kualitas customer service yang diberikan sehingga pelanggan merasa puas dengan pelayanan yang diberikan.

S.M.A.R.T adalah kependekan dari 5 langkah dalam penetapan tujuan –  specific, measurable (terukur), achievable (dapat dicapai), relevant, dan time-based (tenggat waktu). Singkatan ini pertama kali digunakan dalam Management Review edisi November 1981 oleh George T. Doran.

SMART goal adalah salah satu tool efektif yang digunakan perusahaan untuk mencapai tujuan bisnis mereka secara realistis dan konsisten. Dengan menetapkan target yang SMART, hal tersebut akan lebih mengarahkan anda menuju target yang ingin anda capai. Berikut tahapan-tahapan dalam menyusun SMART goal:

1. Buat Tujuan yang Spesifik

Poin pertama adalah menekankan pentingnya menetapkan target yang spesifik; benar-benar spesifik. Hindari target yang terlalu umum atau kurang mendetail. Target tidak boleh ambigu, harus jelas, dan dipaparkan dengan bahasa yang lugas. Kriteria tujuan (target) yang spesifik, yaitu:

1.      Who – Siapa yang terlibat?

2.      What –  Target apa yang ingin anda capai?

3.      Where – Dimana target akan dicapai? (identifikasi lokasi)

4.      When – Kapan target ini akan dicapai? Tentukan tenggat waktu

5.      Which – Persyaratan dan hambatan yang akan anda temui dalam proses? Identifikasi hal tersebut.

6.  Why – mengapa anda menetapkan tujuan ini? Tuliskan alasan dan manfaat jika anda berhasil mencapai target anda.

2.  Miliki Kriteria untuk Mengukur Progress

Setelah menentukan tujuan yang spesifik, tahap selanjutnya adalah mengukur progress (kemajuan) dari tindakan yang sudah dilakukan. Untuk itu, ukurlah progress dengan:

·   Menanyakan pertanyaan How – Berapa banyak dan bagaimana anda mengetahui bahwa target tersebut telah tercapai .

·        Membuat daily reminder untuk menilai dan memastikan progress anda – buatlah jurnal harian untuk menuliskan hal-hal penting yang terjadi dalam proses anda mencapai target. Sehingga, anda dapat megetahui sudah seberapa dekat anda kepada target anda.

3.  Tetapkan Tujuan yang Realistis dan dapat dicapai

Poin ketiga ini menekankan bahwa target harus realistis dan dapat dicapai (attainable), artinya target tidak boleh dibuat terlalu mudah (untuk performa standar tim anda), tapi juga tidak boleh terlalu sulit sehingga terasa mustahil untuk dicapai. Untuk membuat target anda tercapai anda perlu:

·       Menilai apakah tujuan yang sudah anda tetapkan dapat dicapai atau tidak, dengan mengukurnya dari beban kerja tim, pengetahuan dan kemampuan tim atau dari sumebr daya lain yang mendukung Jika tidak, maka anda bisa menetapkan tujuan lain yang bisa anda capai di masa sekarang.

·   Target yang attainable juga akan menjawab pertanyaan, seperti : Apakah anda sudah memiliki komitmen kuat untuk mencapai tujuan anda? Apakah ada target lain yang lebih besar yang ingin anda capai?

4. Buat Tujuan yang Relevan

Target yang relevan, jika tercapai, akan mendorong tim, departemen, dan organisasi lebih maju. Sebuah target yang mendukung atau selaras dengan target-target lainnya akan dianggap sebagai target yang relevan.

Sebuah target yang relevan akan memberikan jawaban ‘ya’ untuk semua pertanyaan ini:

·         Apakah target ini layak diperjuangkan?

·         Apakah target ini ada di waktu yang tepat?

·         Apakah target ini sesuai dengan kebutuhan dan target anda yang lain?

·         Apakah anda orang yang tepat untuk mengejar target ini?

5. Tetapkan Tenggat Waktu

Ini adalah bagian dari filosofi SMART yang melindungi target dari serangan krisis sehari-hari yang biasa terjadi dalam organisasi. Target dengan tenggat waktu akan menimbulkan urgensi.

Target dengan tenggat waktu akan menjawab pertanyaan berikut:

·         Kapan?

·         Apa yang bisa saya lakukan (selesaikan) dalam 6 bulan dari sekarang?

·         Apa yang bisa saya lakukan (selesaikan) dalam 6 minggu dari sekarang?

·         Apa yang bisa saya lakukan (selesaikan) hari ini?***

  

CHECK THIS OUT: 

INSTITUT STIAMI : https://stiami.ac.id/

ENDRA MARSUDI : http://marsudi.id/